Managed IT oder Stundensatz — welches Modell zu Ihrem Betrieb passt

Die beiden Modelle in je einem Satz

Stundensatz: Sie rufen an, wenn etwas kaputt ist, ein Techniker kommt oder schaltet sich auf, und Sie zahlen die Zeit — in Deutschland derzeit im Schnitt gut 100 Euro netto je Stunde, je nach Region und Qualifikation zwischen 80 und 130 Euro.

Managed IT: Ein fester Monatsbetrag deckt Überwachung, Updates, Sicherheit, Helpdesk und eine zugesagte Reaktionszeit ab. Der Dienstleister kümmert sich, bevor Sie anrufen müssen — und im Idealfall merken Sie davon nichts.

Die Anreizfrage, die niemand gern anspricht

Beim Stundensatz verdient der Dienstleister an jeder Störung. Das macht ihn nicht zum schlechten Menschen, aber es setzt den falschen Anreiz: Vorsorge kostet ihn Zeit, die niemand bezahlt. Ein Server, der alle sechs Wochen ein Update braucht, wird eben dann angefasst, wenn er ausfällt.

Bei Managed IT dreht sich das um. Jeder Ausfall kostet den Dienstleister Stunden, die er nicht abrechnen kann. Er hat also ein handfestes Interesse daran, dass Ihre Systeme laufen — und investiert in Überwachung, saubere Updates und geprüfte Sicherungen. Das ist der eigentliche Grund, warum das Modell funktioniert. Nicht der Preis.

Ein Jahr im Vergleich

Ein Betrieb mit zehn Arbeitsplätzen, einem Server und einer Branchensoftware. Die Zahlen sind gerundete Erfahrungswerte, keine Preisliste.

Das schlechte Jahr ist kein Ausnahmefall. Eine ausgefallene Festplatte ohne geprüfte Sicherung, ein verschlüsselter Server, ein Update, das eine Fachanwendung lahmlegt — jedes davon reicht. Und die eigentlichen Kosten stehen nicht auf der Rechnung des Dienstleisters, sondern in Ihrer Lohnbuchhaltung: zehn Leute, die zwei Tage nicht arbeiten können.

Für wen der Stundensatz das richtige Modell ist

• Ein bis drei Arbeitsplätze ohne Server. Wenig zu überwachen, wenig, das ausfallen kann. Ein Ausfall ist ärgerlich, aber nicht existenzbedrohend.
• Es gibt jemanden im Haus, der IT kann. Dann brauchen Sie keinen Helpdesk, sondern Unterstützung bei Projekten und in Spitzen.
• Der Betrieb kann Ausfälle verkraften. Wer auch mal zwei Tage ohne Rechner auskommt, ohne dass Kunden abspringen, hat weniger zu verlieren.
• Als Ergänzung zum Vertrag. Projekte, Umzüge, Neuanschaffungen werden auch bei Managed IT nach Aufwand oder als Festpreis gerechnet.

Für wen Managed IT das richtige Modell ist

• Ab etwa fünf Arbeitsplätzen mit Server. Hier gibt es genug, das laufend gepflegt werden muss, und genug Leute, die bei einem Ausfall stillstehen.
• Wenn die IT den Umsatz trägt. Warenwirtschaft, Kanzleisoftware, Praxisverwaltung, Maschinenanbindung — sobald der Betrieb ohne ein System steht, gehört dieses System überwacht.
• Wenn Sie planbare Kosten brauchen. Ein fester Monatsbetrag lässt sich kalkulieren und in Angebote einpreisen. Eine Rechnung über 4.000 Euro im März nicht.
• Wenn niemand im Haus die Sicherung prüft. Ehrlich beantwortet: Wann wurde bei Ihnen zuletzt eine Rücksicherung getestet? Wenn die Antwort „weiß nicht“ lautet, ist das der stärkste Grund für Managed IT.

Mischformen, die in der Praxis funktionieren

Die Entscheidung ist selten schwarz oder weiß. Üblich und sinnvoll:

1. Grundbetreuung pauschal, Projekte nach Aufwand. Überwachung, Updates, Sicherung und Helpdesk im Vertrag; der Serverwechsel in drei Jahren als eigenes Angebot.
2. Server pauschal, Arbeitsplätze nach Aufwand. Für Betriebe, bei denen die Arbeitsplätze unkritisch sind, der Server aber nicht.
3. Einstieg mit Grundbetreuung, später erweitern. Viele Kunden starten klein und nehmen Vor-Ort-Service, Cloud oder Telefonie dazu, wenn sie sehen, wie die Zusammenarbeit läuft.

Woran Sie einen guten Managed-IT-Vertrag erkennen

• Eine Leistungsbeschreibung, die jeder im Betrieb versteht — nicht nur der Anbieter.
• Reaktionszeiten, die schriftlich stehen, mit klarer Definition, wann sie beginnen.
• Überwachung mit Meldung — nicht nur „wir schauen regelmäßig nach“.
• Regelmäßig getestete Rücksicherung, dokumentiert.
• Eine Exit-Regel: Dokumentation und Zugangsdaten gehören Ihnen und werden bei Vertragsende vollständig übergeben.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO als Anlage.

Der beste Dienstleister im Stundensatz-Modell ist der, den Sie oft sehen. Der beste im Managed-Modell ist der, den Sie fast nie brauchen.