Was eine Datensicherung wirklich leisten muss

Die 3-2-1-Regel

Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. Das klingt nach viel, ist aber der Mindeststandard — und der Unterschied zwischen einem ärgerlichen Tag und einer existenzbedrohenden Woche.

Drei Kopien

Das Original und zwei Sicherungen. Zwei deshalb, weil auch eine Sicherung ausfallen kann. Und weil ein Fehler oft erst bemerkt wird, wenn er längst mitgesichert wurde — eine beschädigte Datenbank, die seit drei Wochen defekt ist, hilft nicht, wenn nur der Stand von gestern existiert.

Aus demselben Grund gehört zur Sicherung auch eine Aufbewahrungsstaffel: nicht nur der letzte Stand, sondern mehrere zurückliegende. Wie viele, hängt davon ab, wie spät ein Fehler bei Ihnen typischerweise auffällt.

Zwei verschiedene Medien

Liegen beide Sicherungen auf demselben Gerät, fällt bei dessen Defekt alles gemeinsam aus. Üblich ist die Kombination aus einem NAS-System im Haus und zusätzlich Cloud-Speicher oder Band.

Band wirkt altmodisch, hat aber einen Vorteil, den kein Netzwerkspeicher bietet: Ein Band im Schrank ist physisch vom System getrennt. Kein Angreifer der Welt verschlüsselt ein Band, das nicht im Laufwerk liegt.

Eine außer Haus

Feuer, Wasser und Diebstahl treffen den Serverraum und die Sicherung daneben gleichermaßen. Eine Kopie muss räumlich getrennt liegen — in einem anderen Gebäude, in einem Rechenzentrum oder auf einem Medium, das regelmäßig mitgenommen wird.

Der Punkt, den fast alle übersehen

Eine Sicherung, die ständig erreichbar ist, wird bei einem Verschlüsselungsangriff mitverschlüsselt. Angreifer suchen gezielt danach, bevor sie zuschlagen — genau deshalb, weil eine funktionierende Sicherung ihr Geschäftsmodell zerstört. In vielen Fällen sitzen sie wochenlang unbemerkt im Netz, gerade um alle Sicherungen zu finden.

Deshalb gehört mindestens eine Kopie ausgekoppelt. Dafür gibt es drei praktikable Wege:

• Ein Medium, das nicht dauerhaft am Netz hängt — Band oder Wechselplatte.
• Ein Cloud-Speicher, der nachträgliches Verändern und Löschen technisch ausschließt.
• Ein Sicherungssystem mit eigener Zugangsverwaltung, getrennt von der Windows-Anmeldung.

Die zwei Fragen, die alles bestimmen

Bevor über Technik gesprochen wird, gehören zwei Fragen beantwortet. Sie entscheiden über das Konzept und über die Kosten — und sie lassen sich nur im Betrieb beantworten, nicht von außen.

Wer bei der zweiten Frage „eine Stunde“ sagt, braucht etwas anderes als wer „ein Tag“ sagt — und zahlt ein Vielfaches. Beides ist legitim. Falsch ist nur, die Frage nicht zu stellen und im Ernstfall festzustellen, dass die Antwort nicht passt.

Hilfreich ist, die Frage in Geld zu übersetzen: Was kostet ein Tag Stillstand? Bei einem Handwerksbetrieb mit acht Leuten im Außendienst ist das eine andere Zahl als bei einer Kanzlei Mitte Februar. Sobald diese Zahl auf dem Tisch liegt, beantwortet sich der Rest fast von selbst.

Warum die ungeprüfte Sicherung das eigentliche Problem ist

Wir finden regelmäßig Sicherungen, die seit Monaten mit Fehler abbrechen, ohne dass es jemand bemerkt hat. Die Meldung ging an ein Postfach, das niemand liest, oder sie ging gar nicht raus, weil der Versand selbst nicht mehr funktionierte.

Zwei Dinge gehören deshalb dazu:

• Überwachung mit Meldung am selben Tag. Nicht am Monatsende, nicht auf Nachfrage. Wenn ein Durchlauf nicht sauber beendet wurde, muss es innerhalb weniger Stunden jemand wissen.
• Regelmäßige Rücksicherungstests. Erst der Test zeigt, ob das Konzept trägt — und wie lange es tatsächlich dauert. Geschätzte Wiederanlaufzeiten liegen erfahrungsgemäß deutlich unter den gemessenen.

Eine Sicherung, die niemand prüft, ist ein Versprechen ohne Deckung.

Ein Sonderfall: Microsoft 365

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Microsoft die eigenen Daten sichert. Microsoft sichert die Infrastruktur — also dafür, dass der Dienst läuft und ein Rechenzentrumsausfall nicht zum Datenverlust führt. Das ist etwas anderes als eine Sicherung Ihrer Inhalte.

Für diese Fälle reicht der eingebaute Schutz häufig nicht aus:

• Ein Postfach wird gelöscht und fällt erst Monate später auf.
• Ein Mitarbeiter überschreibt eine Datei, die Version davor wird gebraucht.
• Ein Zugang wird übernommen und Daten werden gezielt gelöscht.
• Aufbewahrungspflichten verlangen Zugriff auf Stände, die älter sind als die Standardfristen.

Eine eigene Sicherung der Postfächer und Dateien ist deshalb sinnvoll, auch wenn alles in der Cloud liegt. Sie ist überschaubar im Aufwand und schließt eine Lücke, die vielen Betrieben nicht bewusst ist.

Woran Sie erkennen, ob Ihre Sicherung taugt

Vier Fragen. Wenn Sie alle vier ohne Nachdenken beantworten können, ist Ihre Sicherung wahrscheinlich in Ordnung.

1. Ist die Sicherung heute Nacht durchgelaufen — und woher wissen Sie das?
2. Wo liegt die Kopie außer Haus, und wann wurde sie zuletzt erneuert?
3. Wie lange würde es dauern, den Server komplett wiederherzustellen?
4. Wann wurde das zuletzt tatsächlich ausprobiert?

Die vierte Frage ist die, bei der es in den meisten Betrieben still wird.