E-Mail-Archivierung nach GoBD — ohne dass jemand daran denken muss
Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten. Ein Ordner im Postfach erfüllt sie nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt.
Was das leistet
Automatisch statt manuell
Archiviert wird beim Ein- und Ausgang, nicht wenn jemand daran denkt. Was archiviert ist, lässt sich nachträglich nicht mehr verändern.
Unveränderbarkeit
Genau das verlangen die GoBD. Ein verschobener Ordner im Postfach reicht dafür nicht aus.
Aufbewahrungsfristen
Die Fristen werden hinterlegt und laufen automatisch. Danach wird ordnungsgemäß gelöscht.
Postfächer entlasten
Alte Nachrichten liegen im Archiv statt im Postfach. Das hält Exchange schlank und die Suche schnell.
Wiederfinden
Volltextsuche über den gesamten Bestand — auch über Anhänge und über Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter.
Private Nachrichten
Ob und wie private E-Mails behandelt werden, ist eine arbeitsrechtliche Frage. Wir weisen darauf hin und richten die Technik entsprechend ein.
Häufige Fragen
Sind wir zur Archivierung verpflichtet?
Geschäftliche E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen, unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Ob und in welchem Umfang das bei Ihnen greift, klärt Ihr Steuerberater — wir setzen die Technik um.
Funktioniert das mit Microsoft 365?
Ja. Auch bei Exchange Online ist eine eigene Archivierung sinnvoll, weil die Aufbewahrungsfunktionen dort andere Zwecke verfolgen.
Dürfen Mitarbeiter dann noch E-Mails löschen?
Im Postfach ja. Im Archiv liegt die Nachricht bereits und bleibt dort für die Dauer der Aufbewahrungsfrist.
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