Microsoft 365 — eingerichtet, verwaltet und gesichert
Ein Microsoft-365-Abo ist schnell abgeschlossen. Die Arbeit fängt danach an: Rechte, Postfächer, Freigaben, Sicherung und die Frage, wer eigentlich Zugriff auf was hat.
Was wir übernehmen
Einrichtung und Umzug
Von einem alten Exchange, von einem anderen Anbieter oder von Grund auf. Der Umzug bestehender Postfächer läuft im Betrieb.
Postfächer und Verteiler
Anlegen, ändern, ausscheidende Mitarbeiter sauber übergeben. Ein verwaistes Postfach ist ein Sicherheitsrisiko.
Rechte und Freigaben
Wer sieht welche Dateien. Das ist die Frage, die im Alltag am häufigsten schiefläuft — und die am seltensten jemand prüft.
Teams und SharePoint
Strukturen, die zu Ihren Abteilungen passen, statt einem Wildwuchs aus Gruppen, den niemand mehr überblickt.
Anmeldeschutz
Zwei-Faktor-Anmeldung und Regeln für Anmeldungen aus dem Ausland. Der häufigste Angriff auf Microsoft 365 ist der gestohlene Zugang.
Datensicherung
Microsoft sichert die Infrastruktur, nicht Ihre Inhalte über längere Zeiträume. Eine eigene Sicherung ist sinnvoll und wird von uns eingerichtet.
Häufige Fragen
Brauchen wir noch einen Server im Haus?
Oft nicht für E-Mail und Dateien. Wenn eine Fachanwendung einen Server braucht, bleibt er — dann entsteht eine hybride Lösung.
Was kostet Microsoft 365?
Die Lizenzkosten richten sich nach Paket und Nutzerzahl und kommen von Microsoft. Dazu kommt die Betreuung. Wir sagen Ihnen, welches Paket wirklich nötig ist — häufig ist das kleinere ausreichend.
Können wir unsere E-Mail-Adressen behalten?
Ja. Die Domain und die Adressen bleiben, nur der Postfachanbieter wechselt.
Was passiert mit alten E-Mails?
Die werden mit umgezogen. Für die gesetzliche Aufbewahrung empfehlen wir zusätzlich eine GoBD-konforme Archivierung.
Brauchen wir noch einen Server im Haus?
Für E-Mail und Dateiablage oft nicht. Wenn eine Fachanwendung einen Server braucht, bleibt er — dann entsteht eine hybride Lösung, und das ist der Regelfall.
Was kostet Microsoft 365?
Die Lizenzkosten richten sich nach Paket und Nutzerzahl und kommen von Microsoft. Wir sagen Ihnen, welches Paket wirklich nötig ist — häufig ist das kleinere ausreichend.
Wie lange dauert ein Umzug?
Die Postfächer ziehen im laufenden Betrieb um, meist über ein Wochenende. Die Vorbereitung — Struktur, Rechte, Domain — braucht länger als der Umzug selbst.
Die Punkte, an denen es im Alltag hakt
Microsoft 365 ist schnell eingerichtet. Die Arbeit steckt in fünf Bereichen, die man erst nach Monaten bemerkt — wenn sie fehlen.
Rechte und Freigaben
Die häufigste Frage im Alltag lautet: Wer sieht eigentlich welche Datei? Ohne Struktur entstehen über die Zeit Freigaben, die niemand mehr überblickt. Wir legen die Struktur vorher fest und prüfen sie regelmäßig.
Wildwuchs bei Teams und Gruppen
Jeder darf Teams anlegen — und tut es. Nach zwei Jahren gibt es dreißig Gruppen, von denen zwanzig verwaist sind, und niemand weiß mehr, wo etwas liegt. Eine Namenskonvention und eine Regel, wer anlegen darf, verhindern das.
Der Anmeldeschutz
Der häufigste Angriff auf Microsoft 365 ist der gestohlene Zugang. Zwei-Faktor-Anmeldung, Regeln für Anmeldungen aus dem Ausland und eine Überwachung auffälliger Anmeldungen sind die wirksamen Gegenmittel.
Ausscheidende Mitarbeiter
Ein Postfach löschen ist einfach — und meist falsch. Geschäftliche Nachrichten unterliegen Aufbewahrungspflichten, und der Nachfolger braucht Zugriff. Es gibt einen geordneten Weg dafür, der nebenbei Lizenzkosten spart.
Die richtige Lizenz
Microsoft bietet mehrere Pakete mit erheblichen Preisunterschieden. Häufig zahlen Betriebe für Funktionen, die niemand nutzt — oder es fehlt genau die eine, die gebraucht würde. Das gehört einmal sauber geprüft.
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