IT-Wartungsvertrag: Was er kostet — und woran Sie ein faires Angebot erkennen

Was ein Wartungsvertrag abdeckt — und was nicht

Ein IT-Wartungsvertrag (auch Servicevertrag oder Managed-Service-Vertrag) ist die laufende Betreuung Ihrer IT zum festen Monatsbetrag. Enthalten ist in der Regel: Überwachung der Systeme, Updates und Sicherheits-Patches, Virenschutz, die Kontrolle der Datensicherung, ein Helpdesk für Ihre Mitarbeiter und eine vertraglich zugesagte Reaktionszeit.

Nicht enthalten sind fast immer: Hardware, Lizenzen (Microsoft 365, Fachanwendung), Projekte wie ein Serverwechsel oder ein Umzug und Arbeiten außerhalb der Servicezeiten. Seriöse Anbieter weisen diese Posten getrennt aus. Steht im Angebot nur ein Monatspreis ohne Leistungsbeschreibung, ist das der erste Grund nachzufragen.

Die drei Abrechnungsmodelle

• Je Arbeitsplatz und Monat. Das häufigste Modell im Mittelstand. Jedes betreute Gerät hat einen festen Preis, Server und Netzwerktechnik werden gesondert gerechnet. Transparent und mitwachsend.
• Pauschale für den ganzen Betrieb. Ein Betrag für alles. Bequem, aber schwer vergleichbar — und bei Wachstum muss nachverhandelt werden.
• Stundenkontingent. Sie kaufen zum Beispiel zehn Stunden im Monat zum vergünstigten Satz. Das ist kein echter Wartungsvertrag: Überwachung und Vorsorge fehlen, bezahlt wird die Reparatur. Sinnvoll nur als Ergänzung für Projekte.

Marktübliche Preisspannen

Eine verbindliche Preisliste gibt es in der Branche nicht, aber belastbare Anhaltspunkte. Der Synaxon IT-Service-Preisspiegel, eine Umfrage unter rund 750 Systemhäusern in Deutschland und Österreich, nennt für Standard-Serviceleistungen einen durchschnittlichen Stundensatz von gut 100 Euro netto, mit jährlichen Steigerungen von drei bis vier Prozent. Für Wartungsverträge ergeben sich aus veröffentlichten Angeboten diese Spannen:

Anbieter mit Pauschalmodell nennen für fünf bis fünfzehn Arbeitsplätze meist 300 bis 800 Euro im Monat, für 25 bis 50 Arbeitsplätze 800 bis 2.000 Euro. Das deckt sich mit der Rechnung je Arbeitsplatz.

Ein Rechenbeispiel

Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Arbeitsplätzen, einem Server, einer Firewall und einer Branchensoftware. Bei Vollbetreuung ergibt sich grob:

• 12 Arbeitsplätze × 60–90 € = 720–1.080 €
• 1 Server, Gegenwert von vier Arbeitsplätzen = 240–360 €
• Firewall, Switch, Sicherungsüberwachung = 80–150 €

Macht rund 1.050 bis 1.600 Euro im Monat. Zum Vergleich: Dafür bekommen Sie außerhalb eines Vertrags zehn bis fünfzehn Technikerstunden — ohne Überwachung, ohne zugesagte Reaktion und ohne dass jemand die Sicherung prüft, bevor sie gebraucht wird.

Ein Büro mit vier Arbeitsplätzen ohne Server liegt dagegen bei 150 bis 300 Euro. Hier lohnt sich die Frage, ob eine Grundbetreuung reicht oder Abrechnung nach Aufwand ehrlicher ist.

Was den Preis nach oben oder unten bewegt

1. Zahl der Arbeitsplätze. Der Preis je Gerät sinkt mit der Stückzahl, weil Einrichtung, Dokumentation und Überwachung sich verteilen.
2. Server und Infrastruktur. Ein Server läuft rund um die Uhr und trägt die Daten aller. Er wiegt deutlich schwerer als ein Arbeitsplatz.
3. Leistungsumfang. Grundbetreuung oder Vollpaket mit Vor-Ort-Service und festem Ansprechpartner — hier liegt der größte Unterschied zwischen Angeboten.
4. Reaktionszeit. Wer im Ernstfall bevorzugt bearbeitet werden will, zahlt dafür, weil Kapazität freigehalten wird.
5. Standorte und Besonderheiten. Ein zweiter Standort, Produktionsnetze, Schichtbetrieb außerhalb der Servicezeiten, Fachanwendungen mit eigenen Anforderungen.

Fünf Fragen, die jedes Angebot beantworten muss

1. Ist die Störungsbehebung enthalten oder nur die Annahme? Und gilt das auch vor Ort?
2. Welche Reaktionszeit steht im Vertrag — und ab wann läuft sie? Ab Meldung oder ab Beginn der Servicezeit? „Reagiert“ heißt außerdem: ein Techniker hat übernommen, nicht: das Problem ist gelöst.
3. Wird überwacht oder nur repariert? Läuft eine Überwachung, die vor dem Ausfall meldet? Wird die Sicherung geprüft, und wie oft wird eine Rücksicherung getestet?
4. Was kostet zusätzlich? Anfahrten, Arbeiten außerhalb der Servicezeiten, Projekte, Umzüge, Neugeräte einrichten.
5. Was passiert bei Vertragsende? Bekommen Sie Dokumentation und Zugangsdaten vollständig ausgehändigt? Das entscheidet darüber, ob Sie später wechseln können.

Dazu gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO — ohne den darf ein Dienstleister Ihre Systeme mit personenbezogenen Daten gar nicht betreuen.

Wann sich ein Wartungsvertrag nicht lohnt

• Ein einzelner Arbeitsplatz ohne Server. Wenn ein Ausfall ein paar Tage verkraftbar wäre, ist Abrechnung nach Aufwand ehrlicher.
• Es gibt jemanden im Haus. Wer eine IT-Kraft beschäftigt, braucht meist keine Vollbetreuung, sondern gezielte Unterstützung bei Projekten und Spitzen.
• Der Betrieb wird absehbar aufgegeben. Dann lohnt keine Investition in Struktur.

Ein Wartungsvertrag ist keine Versicherung gegen Ausfälle. Er ist der Grund, warum es weniger davon gibt.