Externe IT-Abteilung: Wann sie für Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitern die bessere Lösung ist

Warum die eigene IT-Stelle bei 10 bis 50 Mitarbeitern selten aufgeht

Ein Betrieb mit 25 Arbeitsplätzen hat genug IT, um jemanden zu beschäftigen — aber nicht genug, um ihn auszulasten. Also übernimmt der Kollege aus dem Einkauf die IT „mit“, der Chef macht die Passwörter, und der Neffe richtet das WLAN ein. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.

Die Alternative, eine eigene IT-Kraft, hat drei strukturelle Probleme:

• Eine Person, ein Wissensstand. Server, Netzwerk, Sicherheit, Microsoft 365, Telefonie, Drucker, die Fachanwendung — das ist für einen Menschen zu breit. Irgendetwas davon macht er zum ersten Mal, an Ihrem System.
• Eine Person, keine Vertretung. 30 Tage Urlaub, Krankheit, Fortbildung. In dieser Zeit ist die IT unbesetzt — oder der Betrieb ruft doch einen Dienstleister.
• Eine Person, die Sie halten müssen. IT-Fachkräfte sind gesucht. Wenn Ihr Administrator geht, geht das Wissen über Ihre Systeme mit — es sei denn, Sie haben ihn zur Dokumentation gezwungen.

Was eine externe IT-Abteilung leistet

Eine externe IT-Abteilung ist ein Dienstleister, der die Rolle der internen IT vollständig übernimmt — nicht nur die Reparatur. Das umfasst in der Regel:

• Helpdesk für Ihre Mitarbeiter: Drucker, Passwörter, Postfächer, „mein Rechner ist langsam“.
• Administration von Server, Netzwerk, Microsoft 365 und Telefonie, mit Überwachung und Updates.
• IT-Sicherheit: Virenschutz, Firewall, Sicherung mit Rücksicherungstests, Sensibilisierung der Mitarbeiter.
• Beschaffung: Geräte auswählen, bestellen, einrichten, alte sauber löschen.
• Dokumentation: Geräte, Zugänge, Verträge, Lizenzen — in einem System, auf das Sie zugreifen können.
• Planung: Was läuft aus dem Support, was muss ersetzt werden, was kostet das nächste Jahr.
• Ansprechpartner für Dritte: Hersteller der Fachanwendung, Telefonanbieter, Steuerberater, Datenschutzbeauftragter.

Der Unterschied zum reinen Wartungsvertrag ist der letzte Punkt: Die externe IT-Abteilung denkt mit und plant, statt nur zu betreiben.

Was sie nicht ersetzt

Jemanden im Haus, der entscheidet. Ein Dienstleister kann vorschlagen, dass der Server ersetzt werden muss — ob und wann, entscheiden Sie. Deshalb braucht jeder Betrieb einen internen Ansprechpartner für die IT: keine Fachkraft, sondern jemanden, der Prioritäten kennt, Freigaben erteilt und weiß, welcher Mitarbeiter welchen Zugriff braucht. Meist ist das der Inhaber oder die Büroleitung, und es kostet zwei bis vier Stunden im Monat.

Kostenvergleich: intern gegen extern

Richtwerte für einen Betrieb mit 25 Arbeitsplätzen und zwei Servern, netto und gerundet:

Die externe IT-Abteilung ist damit nicht „billiger“ im Sinne von weniger Leistung — sie ist günstiger, weil sich Werkzeuge, Fortbildung und Vertretung auf viele Kunden verteilen. Ab etwa 60 bis 80 Arbeitsplätzen dreht sich das Verhältnis, dann lohnt eine eigene Stelle mit externer Unterstützung.

Wie der Wechsel abläuft

1. Bestandsaufnahme. Welche Geräte, welche Server, welche Verträge, welche Zugänge, welche Fachanwendungen. Was fehlt, wird ergänzt. Bei uns ist das Teil der kostenlosen Erstberatung.
2. Dokumentation. Alles kommt in ein System, auf das Sie Zugriff haben. Das ist der Moment, in dem meist die ersten Überraschungen auftauchen: das Passwort, das niemand kennt, der Vertrag, den niemand gekündigt hat.
3. Überwachung einrichten. Server, Sicherung, Firewall, Arbeitsplätze — ab jetzt meldet sich das System, bevor Sie es merken.
4. Übernahme im laufenden Betrieb. Ihre Mitarbeiter bekommen eine Nummer und eine Adresse für den Helpdesk. Der bisherige Dienstleister wird abgelöst, ohne dass ein Rechner stillsteht.
5. Erste Maßnahmen. Was in der Bestandsaufnahme als dringend erkannt wurde — meist Sicherung, Updates und Zugriffsrechte — wird in den ersten Wochen abgearbeitet.

Dauer: zwei bis sechs Wochen, je nach Zustand der Dokumentation. Ein Ausfall während des Wechsels ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Sieben Fragen an den Anbieter

1. Wie viele Techniker kennen unsere Systeme — und was passiert, wenn unser Ansprechpartner im Urlaub ist?
2. Welche Reaktionszeit steht im Vertrag, und ab wann läuft sie?
3. Wird überwacht, oder werden Störungen erst nach unserem Anruf bearbeitet?
4. Wie oft wird eine Rücksicherung getestet, und bekommen wir das Protokoll?
5. Arbeiten Sie mit eigenen Leuten oder mit Subunternehmern?
6. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, und wo liegen unsere Daten?
7. Was bekommen wir bei Vertragsende ausgehändigt — Dokumentation, Zugänge, Lizenznachweise?

Eine externe IT-Abteilung ist gut, wenn Sie sie kaum bemerken — und schlecht, wenn Sie ohne sie nicht mehr an Ihre eigenen Systeme kommen.