E-Rechnung — was Ihr Betrieb technisch braucht
Seit Anfang 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand laufen die Übergangsfristen aus. Was das praktisch bedeutet — und wo es in der Umsetzung regelmäßig hakt.
Der Stand der Fristen
Diese Übersicht gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung — für Ihren konkreten Fall ist Ihr Steuerberater zuständig.
| Was | Seit wann / bis wann |
|---|---|
| Empfang von E-Rechnungen | Pflicht seit 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Größengrenze |
| Versand: Papier und PDF weiter zulässig | übergangsweise, mit Zustimmung des Empfängers |
| Versand: längere Frist für kleinere Betriebe | abhängig vom Vorjahresumsatz |
| Versand verpflichtend | nach Ablauf der Übergangsfristen im B2B-Bereich |
Praktisch heißt das zweierlei: Der Empfang muss längst funktionieren — hier gab es nie eine Schonfrist. Beim Versand wird es in absehbarer Zeit ernst, und die technische Umstellung braucht Vorlauf.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software auslesen kann. Ein eingescanntes Papier ist keine, und ein normales PDF ebenfalls nicht — auch wenn es per E-Mail kommt und noch so ordentlich aussieht.
XRechnung
Ein reiner Datensatz ohne Sichtdarstellung. Für Menschen kaum lesbar, für Programme eindeutig. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern der übliche Weg — wer an Behörden oder Kommunen abrechnet, kennt das Format bereits.
ZUGFeRD
Ein PDF, in das der Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten daraus. Für den Verkehr zwischen Unternehmen meist die praktischere Wahl, weil beide Seiten damit zurechtkommen.
Beide erfüllen dieselbe europäische Norm. Welches Format sinnvoll ist, hängt davon ab, mit wem Sie hauptsächlich abrechnen. Viele Rechnungsprogramme können beides und stellen es je Kunde ein.
Was ein Betrieb technisch braucht
Für den Empfang
Ein Postfach, das die Rechnungen entgegennimmt, und eine Software, die den Datensatz auslesen kann. Wichtig ist außerdem die Aufbewahrung: E-Rechnungen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und müssen unverändert nachweisbar bleiben.
Ein Ordner im Postfach reicht dafür nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt. Verlangt ist eine Ablage, in der nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind.
Für den Versand
Ein Rechnungsprogramm, das das gewählte Format erzeugt. Die meisten gängigen Programme können das inzwischen — häufig muss die Funktion nur eingeschaltet und einmal richtig eingestellt werden. Prüfen Sie das früh genug; die Umstellung kurz vor Fristablauf ist die unangenehmste Variante.
Für beides
Eine revisionssichere Ablage. Genau hier greift die E-Mail-Archivierung nach GoBD: Archiviert wird beim Ein- und Ausgang, nachträglich unveränderbar, mit hinterlegten Aufbewahrungsfristen und Volltextsuche über den gesamten Bestand.
Die häufigsten Stolpersteine
- Ausdrucken und Datei löschen. Wir sehen regelmäßig Betriebe, die E-Rechnungen empfangen, sie wie bisher ausdrucken, abheften — und die Datei danach löschen. Aufzubewahren ist der Originaldatensatz, nicht der Ausdruck.
- Alles läuft über info@. Wenn Rechnungen im Alltagsverkehr untergehen, wird es unübersichtlich. Eine eigene Adresse nur für den Rechnungseingang ist eine Kleinigkeit, die viel Ärger erspart — und die Zuordnung im Archiv erleichtert.
- Niemand hat es getestet. Lassen Sie sich von einem Lieferanten oder Ihrem Steuerberater eine Testrechnung im Zielformat schicken, bevor es ernst wird.
- Das Archiv wurde vergessen. Empfang und Versand funktionieren, aber die revisionssichere Ablage fehlt. Das fällt erst bei einer Prüfung auf — und dann ist es zu spät, rückwirkend zu archivieren.
Checkliste
- Kann Ihr System heute eine XRechnung annehmen und lesbar darstellen?
- Gibt es eine eigene Adresse für den Rechnungseingang?
- Werden eingehende Rechnungen revisionssicher archiviert — der Datensatz, nicht der Ausdruck?
- Kann Ihr Rechnungsprogramm das gewünschte Format erzeugen?
- Wurde das einmal mit einer echten Rechnung getestet?
- Weiß Ihr Steuerberater, welchen Weg Sie gehen?
Wenn Sie bei einem Punkt zögern, ist das der, an dem angesetzt werden sollte. Der technische Aufwand ist in den meisten Betrieben überschaubar — der Ärger, wenn es bei einer Prüfung auffällt, nicht.
Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrem Betrieb aussieht: Ein Anruf genügt, die Erstberatung ist kostenlos.
02381 467 30 80Häufige Fragen dazu
Müssen wir schon E-Rechnungen versenden können?
Der Empfang ist seit Anfang 2025 Pflicht. Für den Versand laufen Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich enden. Den für Sie geltenden Termin klärt Ihr Steuerberater — technisch vorbereitet sein sollten Sie vorher.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Vorschrift, weil es keinen strukturierten Datensatz enthält. ZUGFeRD ist die Ausnahme — dort steckt der Datensatz im PDF.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne Sichtdarstellung, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Beide erfüllen dieselbe Norm. Im Verkehr mit Behörden ist XRechnung üblich, zwischen Unternehmen meist ZUGFeRD.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Es gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Aufzubewahren ist der Originaldatensatz in unveränderbarer Form — ein Ausdruck genügt nicht.
Reicht ein Ordner im Postfach als Archiv?
Nein. Verlangt ist eine Ablage, in der nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind. Ein Postfachordner lässt sich jederzeit verändern.
Was kostet die Umstellung?
In vielen Betrieben wenig, weil die vorhandenen Programme es bereits können und nur eingerichtet werden müssen. Aufwand entsteht vor allem dort, wo bisher gar kein Archiv existiert.
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