E-Rechnung — was Ihr Betrieb technisch braucht
Seit Anfang 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand laufen die Übergangsfristen aus. Was das praktisch bedeutet.
Der Stand der Fristen
Diese Übersicht gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung — für Ihren konkreten Fall ist Ihr Steuerberater zuständig.
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe.
- Für den Versand gelten Übergangsfristen: Papier und einfache PDF sind übergangsweise weiter zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
- Für Betriebe mit geringerem Vorjahresumsatz läuft diese Übergangsfrist länger.
- Danach ist die E-Rechnung im B2B-Bereich auch beim Versand verpflichtend.
Praktisch heißt das: Der Empfang muss längst funktionieren. Beim Versand wird es in absehbarer Zeit ernst.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software auslesen kann. Ein eingescanntes Papier ist keine, und ein normales PDF ebenfalls nicht — auch wenn es per E-Mail kommt.
XRechnung
Ein reiner Datensatz ohne Sichtdarstellung. Für Menschen kaum lesbar, für Programme eindeutig. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern der übliche Weg.
ZUGFeRD
Ein PDF, in das der Datensatz eingebettet ist. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten daraus. Für den Verkehr zwischen Unternehmen meist die praktischere Wahl.
Beide erfüllen dieselbe Norm. Welches Format sinnvoll ist, hängt davon ab, mit wem Sie hauptsächlich abrechnen.
Was ein Betrieb technisch braucht
Für den Empfang
Ein Postfach, das die Rechnungen entgegennimmt, und eine Software, die den Datensatz auslesen kann. Wichtig ist außerdem die Aufbewahrung: E-Rechnungen unterliegen den Aufbewahrungspflichten und müssen unverändert nachweisbar bleiben. Ein Ordner im Postfach reicht dafür nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt.
Für den Versand
Ein Rechnungsprogramm, das das gewählte Format erzeugt. Die meisten gängigen Programme können das inzwischen — häufig muss die Funktion nur eingeschaltet und einmal richtig eingestellt werden.
Für beides
Eine revisionssichere Ablage. Genau hier greift die E-Mail-Archivierung nach GoBD: Archiviert wird beim Ein- und Ausgang, nachträglich unveränderbar, mit hinterlegten Aufbewahrungsfristen und Volltextsuche über den Bestand.
Der häufigste Stolperstein
Wir sehen regelmäßig Betriebe, die E-Rechnungen zwar empfangen, sie aber wie bisher ausdrucken und abheften — und die Datei danach löschen. Das erfüllt die Anforderungen nicht: Aufzubewahren ist der Originaldatensatz, nicht der Ausdruck.
Der zweite Stolperstein ist die Sammeladresse. Wenn Rechnungen an info@ gehen und dort im Alltagsverkehr untergehen, wird es unübersichtlich. Eine eigene Adresse nur für Rechnungseingang ist eine Kleinigkeit, die viel Ärger erspart.
Häufige Fragen dazu
Müssen wir schon E-Rechnungen versenden können?
Der Empfang ist seit Anfang 2025 Pflicht. Für den Versand laufen Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich enden. Den für Sie geltenden Termin klärt Ihr Steuerberater — technisch vorbereitet sein sollten Sie vorher.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Vorschrift, weil es keinen strukturierten Datensatz enthält. ZUGFeRD ist die Ausnahme — dort steckt der Datensatz im PDF.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner Datensatz ohne Sichtdarstellung, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Beide erfüllen dieselbe Norm. Im Verkehr mit Behörden ist XRechnung üblich, zwischen Unternehmen meist ZUGFeRD.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Es gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Aufzubewahren ist der Originaldatensatz in unveränderbarer Form — ein Ausdruck genügt nicht.
Wer sich bei Ihnen meldet
Kostenlose Erstberatung
Rufen Sie an oder fordern Sie einen Rückruf an. Unverbindlich und kostenlos — wir melden uns am selben Werktag.