E-Mail Archivierung nach GoBD » MEHR WERT DURCH IT

E-Mail Archivierung nach GoBDMit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD lösen die bisher gültigen GoBS sowie die GDPdU ab.

AUSGEREIFTE LÖSUNGEN STEHEN BEREIT

Um dies zu realisieren gibt es bereits seit Jahren ausgereifte und unabhängig zertifizierte Software-Lösungen.  Jede eingehende und ausgehende E-Mail muss vor der Zustellung an den Empfänger in einer unveränderlichen Weise archiviert werde. Dabei stehen alle E-Mails jedem Benutzer über eine leistungsfähige webbasierte Suche oder einer Outlook-Integration zur Verfügung.

E-MAIL-ARCHIVIERUNG BRINGT MEHRWERT

Neben den gesetzlichen Verpflichtungen schaffte eine E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert für Benutzer und auch das Unternehmen. Denn alte Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, sofern sie bereits archiviert wurden. Das spart Speicher und reduziert die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Restore-Zeiten in einem Notfall. Und das Beste ist, dass die archivierten E-Mails sogar während eines Restores zur Verfügung stehen, da MailStore völlig unabhängig vom E-Mail-Server ist.

UNSERE LEISTUNGEN ZUR E-MAIL ARCHIVIERUNG NACH GoBD

1. Installation und Integration von E-Mail Archivierungs Lösungen
2. Wartung von E-Mail Servern
3. Zugriffsteuerung und Schutz vor Manipulation nach GoBD

Die Software muss folgende Aufgaben erfüllen:

1. Alle E-Mails müssen vollständig erfasst und archiviert werden, am besten noch vor der Weiterleitung an die entsprechenden Adressaten.
2. Die Archivierung muss originalgetreu und ohne Verluste von Informationen erfolgen.
3. Sämtliche archivierten E-Mails müssen vor Manipulationen sicher sein.
4. Alle Nachrichten müssen so lange vor dem Zugriff von einfachen Benutzern geschützt sein, wie es die Aufbewahrungsfristen vorschreiben, damit keine E-Mails vorzeitig gelöscht werden können.
5. Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein.

Es sollte deutlich geworden sein, dass eine sichere E-Mail Archivierung ein sehr komplexes Thema ist, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. Dies gilt für Freiberufler und Einzelunternehmer genauso wie für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Großkonzerne.

Wir von CSW – We make IT easy bieten unseren Kunden seit einiger Zeit eine Lösung zur rechtssicheren und komfortablen Archivierung. Hier erhalten Sie weitere Informationen!